Nodeon

Tietosuojaseloste – Työnhakijarekisteri

Laatimispäivä 16.10.2024

Nodeon Finland Oy (”me” tai ”yritys”) sitoutuu suojaamaan verkkosivustomme käyttäjien yksityisyyttä. Tämä tietosuojaseloste selittää, miten käsittelemme työnhakijarekisterin henkilötietoja, joita keräämme sinulta verkkosivustollamme www.nodeon.com.

Yritys kerää rekisterinpitäjänä henkilötietoja rekrytoidessaan TalentAdore -rekrytointijärjestelmään, jonka toimittaja on Talentadore Oy (palveluntarjoaja).

1. Rekisterinpitäjä

Yritys: Nodeon Finland Oy
Y-tunnus: 2538755-5
Osoite: Piippukatu 11 40100 JYVÄSKYLÄ
Sähköposti: tietosuoja@nodeon.com

2. Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Työnhakijarekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisterin käyttötarkoitus on työnhakijoiden hakemusten hallinta ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään työnhakijoiden haastattelujen järjestämiseen, työnhakijoille suunnattuun viestintään ja rekrytoinnin toteuttamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja työntekijöiksi valituille sopimuksen täytäntöönpaneminen.

Lisäksi henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän palveluntarjoaja Talentadore Oy tuottaakseen rekisterinpitäjälle teknistä alustaa rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi.

4. Rekisterin tietosisältö

Työntekijähakurekisteri sisältää seuraavia tietoja:

5. Henkilötietojen säilyttämisaika

Potentiaalisten työnhakijoiden henkilötiedot säilytetään maksimissaan 2 vuotta työnhakuprosessin päättymisen jälkeen. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla. Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvat tiedot voidaan poistaa, jos rekisteröity vaatii itseään koskevien tietojen poistamista työnhakuprosessin päättymisen jälkeen, kaikkien työnhakijan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi / ei-aktiiviseksi jo ennen edellä mainittua ajankohtaa. Mikäli henkilötieto on anonymisoitu, tällöin tietoa ei pysty yhdistämään henkilöön ja siksi sille ei ole määritelty poistamisvelvollisuutta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröityneeltä itseltään, rekrytointiyrityksen kautta tai TE-keskuksen lähettäminä, tuolloinkin rekisteröidyn itsensä alun perin toimittamina.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin ja mahdollisiin muihin rekisterinpitäjän konsernin henkilörekistereihin; Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin eikä muihinkaan tarkoituksiin paitsi, jos viranomaistoimet niin edellyttävät. Luovutukset toteutetaan kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta. Tietoja säilytetään ja käsitellään luokituksen ”luottamuksellinen” mukaisesti.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain (1050/2018) ja tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä huolellisuutta ja sähköisesti talletetut tiedot suojataan asianmukaisesti. Laitteistojen tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Henkilötietojen käsittely on mahdollistettu vain niille työntekijöille, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kaikki rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti.

10. Manuaalinen aineisto

Säilytetään tilassa, johon vain asianmukaisilla henkilöillä on pääsy.

11. Sähköisesti talletetut tiedot

Rekisterit toimivat rekisterinpitäjän tai palveluntarjoajien suojatuissa ympäristöissä. Rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajien välille on solmittu tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Palveluun kirjaudutaan salattua verkkoyhteyttä käyttäen henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jokaisen käyttäjän on tunnusten vastaanottamiseksi allekirjoitettava tietojen ja tietojärjestelmien tietoturva-, tietosuoja- ja salassapitositoumus. Rekisterin käyttäjien käyttöoikeusroolit on asetettu vastaamaan roolin tarpeita.

Kokonaissuojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, palomuuriin, salauksiin, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat rekisterinpitäjän konesalissa, palvelintoimittajan konesalissa tai palvelintoimittajan valitseman yhteistyökumppanin konesalissa. Toimintaa valvotaan palveluntuottajan hallinnollisilla kontrolleilla.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

13. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyn henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

14. Evästeet

Tämä sivusto käyttää evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle.

Käytössä on sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeiden avulla voimme tunnistaa selaimesi ja käyttää näin saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Ne antavat meille myös mahdollisuuden tarkastella ja seurata käyttäjiemme mielenkiinnon kohteita ja kehittää siten verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.

Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.

Voit myös muokata evästeasetuksia sivustollamme käytössä olevan CookieBot-evästehyväksyntäpalvelun kautta. Voit valita, millaiset evästeet hyväksyt ja millaisia et.

Katso lista käyttämistämme evästeistä.

15. Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän työnhakijarekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä ottamalla yhteys yrityksen tietosuojayhteyshenkilöön osoitteessa tietosuoja@nodeon.com.

16. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut kyseiseen rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

17. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.

Korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisella pyynnöllä yrityksen henkilörekisterin ylläpitäjälle osoitteessa tietosuoja@nodeon.com.

Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi

18. Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim., jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot voi osoittaa rekisterin vastuuhenkilölle.

19. Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

20. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka. Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

21. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä.